Las empresas de transporte y los agentes de carga en Colombia tienen necesidades muy específicas que un ERP genérico no resuelve bien: liquidación de fletes, manifiestos de carga, control de vehículos, nómina de conductores con contratos variables y cumplimiento con el RNDC. Esta guía explica qué debe tener el software correcto.

Los dolores específicos del sector transporte

Una empresa de transporte no es solo una empresa de servicios con facturación electrónica. Tiene procesos únicos que generan problemas cuando el software no está diseñado para ellos:

  • Liquidación de fletes con múltiples variables: peso, volumen, distancia, tipo de carga, seguros
  • Manifiestos de carga que deben registrarse en el RNDC del Ministerio de Transporte
  • Nómina de conductores con viáticos, bonificaciones por ruta y contratos mixtos
  • Control de vehículos: mantenimientos, SOAT, revisión técnico-mecánica, seguros de carga
  • Cartera de clientes con plazos de pago largos y necesidad de factoring

Qué debe tener un ERP para transporte en Colombia

  • Liquidación de fletes: cálculo automático según las tarifas acordadas con cada cliente, con desglose de costos por ruta.
  • Facturación electrónica DIAN: emisión de facturas por servicio de transporte mediante proveedor tecnológico autorizado.
  • Control de vehículos: registro de la flota, vencimientos de documentos, programación de mantenimientos y costos por vehículo.
  • Nómina flexible: liquidación de conductores con contratos de trabajo y prestación de servicios, viáticos y bonificaciones por ruta.
  • Cartera y cobranza: seguimiento de facturas por cobrar con alertas de vencimiento y gestión de cobro.
  • Contabilidad NIIF: reconocimiento correcto de activos (vehículos), depreciación y arrendamientos bajo NIIF 16.

El RNDC: la obligación que muchos olvidan

El Registro Nacional de Despacho de Carga (RNDC) es el sistema del Ministerio de Transporte donde las empresas de transporte de carga deben registrar cada manifiesto de carga antes de iniciar el viaje. El incumplimiento genera sanciones y puede afectar la habilitación de la empresa. Un ERP para transporte debe facilitar la generación del manifiesto con los datos correctos y, en lo posible, integrarse con el sistema del Ministerio para reducir la redigitación.

Agentes de carga: necesidades adicionales

Los agentes de carga tienen necesidades adicionales respecto a las empresas de transporte directo: gestionan operaciones de importación y exportación, coordinan múltiples transportistas, manejan documentos de comercio exterior (BL, AWB, carta de porte) y deben controlar los costos de cada operación para calcular su margen. Un ERP para agentes de carga debe integrar el módulo de comercio exterior con la contabilidad y la facturación.

Cómo lo resuelve EFGN OS

EFGN OS integra los módulos de ventas, facturación electrónica, cartera, nómina y contabilidad en una sola plataforma. Para empresas de transporte, el módulo de activos fijos gestiona la flota con control de vencimientos y costos de mantenimiento. La nómina soporta contratos mixtos con viáticos y bonificaciones variables. Gapsy alerta cuando un vehículo tiene documentos próximos a vencer o cuando una ruta tiene costos por encima del promedio histórico.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el RNDC y por qué importa para el software de transporte?
El RNDC es el Registro Nacional de Despacho de Carga del Ministerio de Transporte. Las empresas de transporte de carga deben registrar cada manifiesto antes de iniciar el viaje. Un ERP para transporte debe facilitar la generación del manifiesto con los datos correctos.
¿Cómo se factura electrónicamente en una empresa de transporte?
Las empresas de transporte emiten facturas electrónicas por el servicio de flete. El documento debe incluir origen, destino, tipo de carga y valor del flete, y se transmite a la DIAN mediante proveedor tecnológico autorizado.
¿Cómo se controla la nómina de conductores con contratos variables?
Un ERP con módulo de nómina flexible permite liquidar contratos de trabajo y prestación de servicios con viáticos y bonificaciones por ruta, generando los documentos soporte para la DIAN correctamente.