1. Responsable del tratamiento
EFGN Soluciones
NIT: 79006026-6
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo oficial: gerencia@efgnsoluciones.com
Soporte: soporte@efgnsoluciones.com
2. Alcance
Esta política aplica a:
- Clientes (personas naturales o jurídicas) que contratan el servicio EFGN OS
- Usuarios del software (empleados, contadores, administradores de los clientes)
- Empleados, proveedores y terceros cuyos datos sean tratados por EFGN Soluciones
- Datos tratados a través de la plataforma EFGN OS, sitio web y canales de soporte
3. Roles en el tratamiento
EFGN Soluciones actúa en dos roles diferenciados:
- Responsable del tratamiento: respecto de sus propios datos de clientes, facturación, soporte y marketing.
- Encargado del tratamiento: respecto de los datos que el cliente (Responsable) carga en el ERP — empleados, clientes del cliente, proveedores, etc. En este caso, EFGN actúa por cuenta del cliente y bajo sus instrucciones.
4. Datos tratados
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Identificación | Nombre, cédula, NIT, dirección, teléfono, correo electrónico |
| Empresariales y contractuales | Actividad económica, información tributaria, contratos |
| Operativos del sistema | Logs de acceso, IP, dispositivos, historial de uso |
| Financieros y contables | Registros contables, facturas, nómina, cartera |
| Sensibles (cuando aplica) | Datos biométricos, datos de salud en RRHH — solo con autorización expresa |
5. Finalidades del tratamiento
Como Responsable:
- Gestión contractual y de facturación del servicio SaaS
- Soporte técnico y atención al cliente
- Comunicaciones operativas del servicio
- Seguridad de la plataforma y prevención de fraude
- Mejora continua del producto
Como Encargado:
- Procesamiento de datos bajo instrucciones del cliente responsable
- Almacenamiento y disponibilidad en el ERP
- Generación de reportes y documentos electrónicos según lo configurado por el cliente
6. Base legal del tratamiento
- Autorización previa del titular (Art. 9, Ley 1581 de 2012)
- Ejecución de contrato de licencia o prestación de servicios
- Cumplimiento de obligación legal (DIAN, UGPP, Ministerio del Trabajo)
- Interés legítimo en seguridad y prevención de fraude
7. Obligaciones del cliente como responsable
8. Seguridad de la información
EFGN implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos:
- Cifrado en tránsito (SSL/TLS) y en reposo (AES-256 en campos sensibles)
- Control de accesos por roles granulares
- Doble factor de autenticación disponible
- Logs de auditoría inmutables de cada operación
- Aislamiento multitenant: los datos de cada empresa son universos separados
No se garantiza seguridad absoluta frente a eventos externos (ciberataques masivos, fallas globales, fuerza mayor).
9. Conservación de datos
- Datos contables y tributarios: mínimo diez (10) años (Art. 60, Código de Comercio)
- Logs del sistema: hasta cinco (5) años
- Datos contractuales: durante la relación comercial más el tiempo que exija la ley
- Tras terminación del contrato: datos disponibles para exportación por treinta (30) días calendario
10. Transferencia y transmisión de datos
Los datos podrán ser compartidos con:
- Proveedores tecnológicos de infraestructura (cloud, hosting) bajo acuerdo de confidencialidad
- Autoridades competentes cuando sea legalmente requerido (DIAN, SIC, UGPP, Procuraduría)
- Aliados tecnológicos bajo cláusulas de protección equivalentes a esta política
Las transferencias internacionales se realizarán cumpliendo los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012.
11. Derechos del titular (ARCO)
El titular de los datos tiene derecho a:
- Acceso: conocer qué datos personales se tratan sobre usted
- Rectificación: solicitar actualización o corrección de datos inexactos
- Cancelación: solicitar la eliminación cuando no subsista causa legal de conservación
- Oposición: oponerse al tratamiento para finalidades no legalmente obligatorias
- Solicitar prueba de la autorización otorgada
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
12. Procedimiento para ejercer derechos
- Canal: gerencia@efgnsoluciones.com
- Consultas: respuesta en máximo diez (10) días hábiles
- Reclamos: respuesta en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables ocho (8) días con justificación
- Si la SIC conoce el reclamo: EFGN tiene dos (2) días para informar al titular
13. Cookies y tecnologías de seguimiento
El sitio web de EFGN Soluciones puede utilizar cookies de analítica (Google Analytics / GTM), necesarias para el funcionamiento y de preferencia. Al continuar navegando, usted acepta su uso. Puede desactivarlas desde la configuración de su navegador.
14. Limitación de responsabilidad
EFGN Soluciones no será responsable por: uso indebido de datos por el cliente; carga de datos sin autorización del titular; errores en la información ingresada; ni por decisiones empresariales tomadas con base en la información del sistema.
15. Oficial de protección de datos
Canal oficial para asuntos de protección de datos:
gerencia@efgnsoluciones.com
16. Vigencia y modificaciones
Esta política entra en vigor desde su publicación el 18 de junio de 2026 y podrá ser modificada por EFGN Soluciones. Las modificaciones se publicarán en este sitio con al menos quince (15) días calendario de anticipación. El uso continuado del servicio implica aceptación de la versión vigente, conforme al artículo 12 de la Ley 527 de 1999.