Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

EFGN Soluciones
NIT: 902091403-6
Domicilio: Ibagué, Colombia
Correo oficial: info@efgnsoluciones.com
Soporte: soporte@efgnsoluciones.com

2. Alcance

Esta política aplica a:

• Clientes (personas naturales o jurídicas) que contratan el servicio EFGN OS
• Usuarios del software (empleados, contadores, administradores de los clientes)
• Empleados, proveedores y terceros cuyos datos sean tratados por EFGN Soluciones
• Datos tratados a través de la plataforma EFGN OS, sitio web y canales de soporte

3. Roles en el tratamiento

EFGN Soluciones actúa en dos roles diferenciados:

• Responsable del tratamiento: respecto de sus propios datos de clientes, facturación, soporte y marketing.
• Encargado del tratamiento: respecto de los datos que el cliente (Responsable) carga en la plataforma — empleados, clientes del cliente, proveedores, etc. En este caso, EFGN actúa por cuenta del cliente y bajo sus instrucciones.

4. Datos tratados

• Identificación: Nombre, cédula, NIT, dirección, teléfono, correo electrónico
• Empresariales y contractuales: Actividad económica, información tributaria, contratos
• Operativos del sistema: Logs de acceso, IP, dispositivos, historial de uso
• Financieros y contables: Registros contables, facturas, nómina, cartera
• Sensibles (cuando aplica): Datos biométricos, datos de salud en RRHH — solo con autorización expresa

5. Finalidades del tratamiento

Como Responsable:

• Gestión contractual y de facturación del servicio SaaS
• Soporte técnico y atención al cliente
• Comunicaciones operativas del servicio
• Seguridad de la plataforma y prevención de fraude
• Mejora continua del producto

Como Encargado:

• Procesamiento de datos bajo instrucciones del cliente responsable
• Almacenamiento y disponibilidad en la plataforma
• Generación de reportes y documentos electrónicos según lo configurado por el cliente

6. Base legal del tratamiento

• Autorización previa del titular (Art. 9, Ley 1581 de 2012)
• Ejecución de contrato de licencia o prestación de servicios
• Cumplimiento de obligación legal (DIAN, UGPP, Ministerio del Trabajo)
• Interés legítimo en seguridad y prevención de fraude

7. Obligaciones del cliente como responsable

8. Seguridad de la información

EFGN implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos:

• Cifrado en tránsito (SSL/TLS) y en reposo (AES-256 en campos sensibles)
• Control de accesos por roles granulares
• OTP y firma electrónica con cadena de hashes en flujos de aprobación
• Logs de auditoría inmutables de cada operación
• Aislamiento multitenant: los datos de cada empresa son universos separados

No se garantiza seguridad absoluta frente a eventos externos (ciberataques masivos, fallas globales, fuerza mayor).

9. Conservación de datos

• Datos contables y tributarios: mínimo diez (10) años (Art. 60, Código de Comercio)
• Logs del sistema: hasta cinco (5) años
• Datos contractuales: durante la relación comercial más el tiempo que exija la ley
• Tras terminación del contrato: datos disponibles para exportación por treinta (30) días calendario

10. Transferencia y transmisión de datos

Los datos podrán ser compartidos con:

• Proveedores tecnológicos de infraestructura (cloud, hosting) bajo acuerdo de confidencialidad
• Procesador de inteligencia artificial bajo contrato (Alibaba Cloud, región internacional), únicamente para el texto de las consultas del asistente conversacional del sitio que usa la capa de inteligencia Gapsy desarrollada por EFGN, con tránsito cifrado y sin entrenamiento cruzado entre clientes
• Autoridades competentes cuando sea legalmente requerido (DIAN, SIC, UGPP, Procuraduría)
• Aliados tecnológicos bajo cláusulas de protección equivalentes a esta política

Las transferencias internacionales se realizarán cumpliendo los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012.

11. Derechos del titular (ARCO)

El titular de los datos tiene derecho a:

• Acceso: conocer qué datos personales se tratan sobre usted
• Rectificación: solicitar actualización o corrección de datos inexactos
• Cancelación: solicitar la eliminación cuando no subsista causa legal de conservación
• Oposición: oponerse al tratamiento para finalidades no legalmente obligatorias
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

12. Procedimiento para ejercer derechos

• Canal: info@efgnsoluciones.com
• Consultas: respuesta en máximo diez (10) días hábiles
• Reclamos: respuesta en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables ocho (8) días con justificación
• Si la SIC conoce el reclamo: EFGN tiene dos (2) días para informar al titular

13. Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio web de EFGN Soluciones puede utilizar cookies de analítica (Google Analytics / GTM), necesarias para el funcionamiento y de preferencia. Al continuar navegando, usted acepta su uso. Puede desactivarlas desde la configuración de su navegador.

14. Limitación de responsabilidad

EFGN Soluciones no será responsable por: uso indebido de datos por el cliente; carga de datos sin autorización del titular; errores en la información ingresada; ni por decisiones empresariales tomadas con base en la información del sistema.

15. Oficial de protección de datos

Canal oficial para asuntos de protección de datos:
info@efgnsoluciones.com

16. Vigencia y modificaciones

Esta política entra en vigor desde su publicación el 18 de junio de 2026 y podrá ser modificada por EFGN Soluciones. Las modificaciones se publicarán en este sitio con al menos quince (15) días calendario de anticipación. El uso continuado del servicio implica aceptación de la versión vigente, conforme al artículo 12 de la Ley 527 de 1999.