La facturación electrónica en Colombia dejó de ser un proyecto piloto: hoy es la regla general para vender formalmente. Esta guía explica, con la normativa vigente a 2026, qué exige la DIAN, quiénes están obligados, cuáles son los requisitos mínimos de una factura válida y qué pasa cuando el sistema no responde. Sin promesas: solo lo que la norma dice y cómo se aterriza en la operación diaria de una pyme.

Venta o prestaciónEmisión del documentoValidación previa DIANEntrega al clienteContabilidad y RADIAN
Ciclo de una factura electrónica en Colombia · Flujo estándar del sistema de facturación electrónica (Res. 000165 de 2023, compilada en Res. 000227 de 2025).

Qué norma manda en 2026

El punto de partida fue la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023, que consolidó el sistema de facturación electrónica, reguló a los proveedores tecnológicos y adoptó el anexo técnico versión 1.9 para la factura y la 1.0 para el documento equivalente electrónico. Esa resolución fue modificada por las Resoluciones 000008 y 000119 de 2024, 000189 de 2024 y 000202 de 2025.

Desde el 23 de septiembre de 2025 esas disposiciones viven dentro de la Resolución 000227 de 2025, la Resolución Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria de la DIAN, donde el sistema de facturación quedó codificado bajo el título T5.1. La compilación no cambió el fondo de las reglas: cambió el lugar donde se consultan. Por eso, buscar solo "Resolución 165 de 2023" en 2026 lleva a un texto histórico y no al ordenamiento aplicable.

El sustento legal superior sigue siendo el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2155 de 2021, desarrollado por el Decreto 442 de 2023 y el Decreto 1625 de 2016.

Quiénes están obligados a facturar electrónicamente

La obligación no depende del tamaño de la empresa sino de su situación tributaria: en términos generales, quienes son responsables de IVA o del impuesto nacional al consumo, y quienes declaran renta, deben facturar electrónicamente. El artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023 (hoy T5.1 de la Res. 000227) enumeran los supuestos, incluyendo a los regimes simples y a los responsables exonerados cuando superan los topes que la propia norma fija.

  • Responsables de IVA y del impuesto nacional al consumo.
  • Contribuyentes obligados a declarar renta.
  • Quienes prestan servicios o venden bienes de forma masiva al público.
  • Negocios que, aun estando exonerados o en régimen simple, superan los umbrales de la norma.

Requisitos mínimos de una factura electrónica válida

Una factura electrónica no es un PDF: es un archivo estructurado (XML) que cumple el anexo técnico vigente y que supera la validación previa de la DIAN antes de entregarse al cliente. Si el archivo no valida, no existe factura: existe un rechazo que hay que corregir y reenviar.

  • CUFE (Código Único de Factura Electrónica) generado con el algoritmo y los datos que define el anexo técnico.
  • Numeración consecutiva y autorizada por resolución de habilitación.
  • Datos del adquiriente según lo exigido, incluyendo correo electrónico para la entrega.
  • Descripción, cantidad, precio, impuestos y totales conforme al anexo técnico 1.9.
  • Validación previa de la DIAN y entrega del documento y su representación gráfica al cliente.

Validación previa y plan de contingencia

La validación previa es el control que ejerce la DIAN sobre cada documento antes de autorizar su entrega. En la práctica, es el punto donde más facturas se caen: numeración duplicada, CUFE mal calculado, RUT del cliente inconsistente o anexos desactualizados.

Cuando la plataforma de la DIAN no responde, la norma prevé mecanismos de contingencia que permiten seguir facturando y transmitir después, dentro de los plazos establecidos. Tener ese procedimiento documentado —y probado— es lo que separa a una empresa que sigue vendiendo durante una caída de una que se detiene.

Documentos hermanos: DEE, POS, nómina y RADIAN

El sistema de facturación no vive solo. Convive con documentos que cumplen funciones distintas y tienen sus propias reglas:

  • Documento equivalente electrónico (tiquetes POS electrónicos): regulado con calendario propio en la Resolución 000188 de 2024.
  • Documento soporte de pago de nómina electrónica: Resolución 000013 de 2021.
  • Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar: Resolución 000167 de 2021.
  • RADIAN, el registro de la factura como título valor: Resolución 000015 de 2021.

Cómo lo resuelve EFGN OS

En EFGN OS la factura electrónica se emite desde la misma venta: el POS o el módulo de ventas genera el XML, lo transmite mediante un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN (nuestra autorización propia está en trámite), recibe la respuesta de validación y deja el documento listo para entrega y para contabilidad. Las notas crédito y débito, el documento soporte y el registro en RADIAN usan la misma base de datos, sin redigitación.

Si la DIAN no responde, el sistema activa el modo de contingencia y programa la transmisión automática cuando el servicio se restablece. Y como todo queda en el mismo lugar, el cierre contable, la exógena y los medios magnéticos se alimentan de documentos que ya nacieron válidos.

Preguntas frecuentes

¿La Resolución 000165 de 2023 sigue vigente en 2026?
Sus disposiciones siguen aplicándose, pero ya no se consultan en su texto original: fueron modificadas por las Resoluciones 000008, 000119 y 000189 de 2024 y 000202 de 2025, y compiladas en la Resolución 000227 de 2025 (Resolución Única), título T5.1. El fondo de las reglas no cambió con la compilación.
¿Una factura en PDF sirve como factura electrónica?
No. El PDF o la representación gráfica es solo la copia legible para el cliente; el documento con valor fiscal es el XML que superó la validación previa de la DIAN y fue entregado por los canales definidos en el anexo técnico.
¿Qué hago si la DIAN no responde al validar?
Aplicar el procedimiento de contingencia: emitir con la leyenda y el mecanismo previstos, conservar el soporte y transmitir dentro del plazo cuando el servicio se restablezca. Tener ese procedimiento documentado evita sanciones y detener la operación.
¿Los del régimen simple también están obligados?
Depende de los supuestos y topes que fija la norma (art. 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016 y T5.1 de la Res. 000227 de 2025). En la práctica, la mayoría de los responsables de IVA o de consumo en régimen simple sí facturan electrónicamente; conviene verificar el caso concreto con el contador.
¿EFGN OS es proveedor tecnológico autorizado por la DIAN?
Hoy la emisión opera mediante un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN integrado en la plataforma, y EFGN cursa su propio proceso de autorización ante la entidad. Para el cliente el flujo es el mismo: emite, valida y entrega sin salir del sistema.

La facturación electrónica ya no es un trámite que se delega al final del mes: es el primer eslabón de la contabilidad, del crédito y del cumplimiento. Quien la tiene bien montada no piensa en ella; quien la tiene mal, la piensa todos los días.

Fuentes consultadas