Una factura electrónica válida cumple dos capas de requisitos: los de contenido, que vienen del Estatuto Tributario, y los técnicos, que fija el anexo vigente y controla la DIAN en la validación previa. Cumplir solo una no basta: el documento que no valida no existe para efectos fiscales.

Contenido mínimo exigidoDatos del adquirienteNumeración autorizadaCUFE y firma del XMLValidación previa DIANEntrega y conservación
Las dos capas de requisitos de una factura · Contenido según el artículo 617 del Estatuto Tributario; capa técnica según el sistema de facturación vigente.

Requisitos de contenido: lo que dice la ley

El artículo 617 del Estatuto Tributario fija el contenido mínimo de la factura de venta: estar denominada expresamente como factura, nombre o razón social y NIT del vendedor, nombre o razón social y NIT del adquirente con la discriminación del IVA pagado, numeración consecutiva, fecha de expedición, descripción de los artículos vendidos o servicios prestados, valor total de la operación e indicación de la calidad de retenedor del IVA cuando corresponda.

Sobre esa base, el sistema de facturación electrónica agrega la forma: el documento viaja como un archivo estructurado XML, no como una imagen ni como un PDF firmado. Y para las ventas de mostrador admite numeración diaria o periódica, siempre que el sistema consecutivo individualice cada operación de manera inequívoca.

  • Denominación expresa como factura de venta.
  • Nombre o razón social y NIT del emisor.
  • Nombre o razón social y NIT del adquiriente, con el IVA discriminado.
  • Numeración consecutiva dentro del rango autorizado.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Descripción de los bienes o servicios, cantidad y precio.
  • Valor total de la operación y valor de los impuestos.
  • Calidad de retenedor del IVA, cuando aplique.

Requisitos técnicos: XML, CUFE y anexo vigente

El XML se construye con las estructuras y los catálogos del anexo técnico que adoptó la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023, versión 1.9 para la factura y 1.0 para el documento equivalente electrónico, hoy compilado en la Resolución 000227 de 2025, título T5.1. Cada campo tiene su nomenclatura: el impuesto no se escribe, se codifica.

El CUFE identifica de manera inequívoca cada documento y se obtiene a partir de los datos de la factura y de la clave técnica del rango de numeración autorizado. Es la huella del documento: si cambia un dato, cambia el código.

Entrega al adquiriente: el requisito que más se olvida

Facturar no es transmitir. La obligación se cumple cuando el documento supera la validación previa y se entrega al adquiriente por los canales previstos, con su representación gráfica. Emitir el XML y guardarlo en una carpeta interna no satisface el requisito.

  • Correo electrónico del adquiriente actualizado en la base de clientes.
  • Representación gráfica legible, con CUFE y código QR verificable.
  • Acuse de recibo y constancia de entrega conservados.
  • Acuse de aceptación cuando la factura interese como título valor.

Conservación y disponibilidad

El emisor debe conservar los XML y las respuestas de la DIAN durante el término de conservación de libros y documentos previsto en la normativa vigente, y ponerlos a disposición cuando la autoridad los requiera. Al adquiriente le aplica lo mismo frente a los soportes de sus costos y deducciones.

Conservar no es acumular PDFs: es poder reconstruir la operación completa —documento, validación, entrega, asiento contable y pago— sin depender de alguien que recuerda en qué carpeta quedó el archivo.

Requisitos que cambian según el tipo de documento

El sistema de facturación no se agota en la factura de venta. Cada documento tiene su anexo, sus plazos y su propio código de identificación:

  • Documento equivalente electrónico, como el tiquete POS: anexo técnico 1.0 y calendario propio de implementación.
  • Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar: requisitos propios y CUDS.
  • Documento soporte de pago de nómina electrónica: generación y transmisión periódica.
  • Notas crédito y débito electrónicas: asociación a la factura mediante el CUFE cuando exista.
  • Factura como título valor: aceptación del adquiriente y registro de eventos en RADIAN.

Cómo lo resuelve EFGN OS

En EFGN OS los requisitos se resuelven en la configuración y no en cada documento: maestros de clientes con identificación validada, impuestos codificados según los catálogos de la DIAN, numeración autorizada por prefijo y rango, y emisión mediante un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, con la autorización propia de la plataforma en trámite.

El sistema conserva XML y respuestas de validación ligados al documento, genera notas crédito y débito, documento soporte y registro en RADIAN sobre la misma base de datos, y lleva la contabilidad NIIF de forma automática. La capa de inteligencia Gapsy desarrollada por EFGN alerta cuando un rango está por agotarse o cuando un documento no se pudo entregar al cliente.

Preguntas frecuentes

¿Un PDF firmado es una factura electrónica?
No. El documento con valor fiscal es el XML que superó la validación previa de la DIAN. El PDF o representación gráfica es la copia legible que se entrega al cliente: sirve como evidencia de entrega, pero no reemplaza al archivo estructurado ni cumple por sí solo los requisitos.
¿Qué pasa si omito un requisito de contenido?
El documento puede rechazarse en validación o desconocerse en una revisión. Además del riesgo de sanción por no expedir factura, el efecto más costoso suele caer del lado del adquiriente: sin documento válido pierde el soporte del costo, de la deducción o del impuesto descontable.
¿Cada cuánto hay que renovar la numeración?
La autorización tiene una vigencia expresada en meses y la entidad puede otorgar menos de la solicitada. Antes del vencimiento se pide habilitar el rango existente o autorizar uno nuevo. Si el consecutivo se agota sin trámite, el sistema deja de emitir y la gestión se vuelve urgente.
¿Debo conservar los XML por separado?
Sí, y con criterio: XML, respuesta de validación, constancia de entrega y soporte contable deben quedar disponibles durante el término de conservación que fija la normativa vigente. Tenerlos ligados al documento en el mismo sistema evita búsquedas inútiles en medio de una revisión.
¿Los requisitos aplican igual a un POS electrónico?
No. El tiquete POS electrónico es un documento equivalente con su propio anexo técnico y calendario de implementación, y no sustituye a la factura cuando el adquiriente la necesita para soportar costos, deducciones o impuestos descontables.

Los requisitos no son formalismo: son el estándar que le permite a la DIAN cruzar información en tiempo real. Quien los cumple desde el maestro de datos deja de discutir con el sistema; quien los improvisa, paga en rechazos y reproceso.

Fuentes consultadas