Un hotel en Colombia necesita más que un sistema de reservas: necesita que el check-in, la facturación electrónica a la DIAN, el control de inventario de insumos, la nómina del personal y la contabilidad funcionen como un solo sistema. Eso es lo que diferencia un PMS integrado de un software hotelero aislado.

Qué es un PMS y por qué debe estar integrado con el ERP

Un PMS (Property Management System) es el sistema central de gestión de un hotel: controla reservas, check-in, check-out, ocupación de habitaciones, cargos al huésped y facturación. Cuando el PMS vive separado del ERP, los datos de ventas no llegan automáticamente a la contabilidad, la nómina se liquida en otro sistema y el inventario de insumos (lencería, amenities, alimentos) se controla en una hoja de cálculo. El resultado es información fragmentada y decisiones tardías.

Los dolores específicos de los hoteles en Colombia

  • Facturación electrónica con impuesto al consumo del 8% que debe calcularse correctamente por tipo de servicio
  • Nómina de personal con turnos rotativos, recargos nocturnos y dominicales
  • Control de inventario de insumos con consumo variable según ocupación
  • Cartera de clientes corporativos con crédito y facturación diferida
  • Reportes de ocupación, RevPAR y ADR que la gerencia necesita en tiempo real

Qué debe tener el software hotelero integrado

  • Gestión de habitaciones: disponibilidad en tiempo real, tipos de habitación, tarifas por temporada y canal de reserva.
  • Facturación electrónica DIAN: emisión automática al check-out con IVA, impuesto al consumo y retenciones correctamente calculados.
  • Nómina con turnos: liquidación de recargos nocturnos, dominicales y festivos según el Código Sustantivo del Trabajo.
  • Inventario de insumos: control de consumo por habitación y área, con alertas de reabastecimiento.
  • Contabilidad integrada: cada cargo al huésped genera automáticamente el asiento contable correspondiente.
  • Reportes gerenciales: ocupación, ingresos por habitación disponible (RevPAR), tarifa promedio diaria (ADR) y margen por tipo de habitación.

Cómo lo resuelve EFGN OS

EFGN OS integra los módulos de ventas, facturación electrónica, inventario, nómina y contabilidad en una sola plataforma. Para hoteles, el módulo de ventas gestiona los cargos al huésped (alojamiento, restaurante, servicios adicionales) y genera la factura electrónica al check-out con los impuestos correctamente calculados. La nómina soporta turnos rotativos con recargos automáticos. Gapsy analiza la ocupación histórica y proyecta la demanda para las próximas semanas, ayudando a optimizar tarifas y personal.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un PMS hotelero?
Un PMS es el sistema central de gestión de un hotel: controla reservas, check-in, check-out, ocupación y facturación. Cuando está integrado con un ERP, también maneja contabilidad, nómina e inventario de insumos.
¿Los hoteles en Colombia deben emitir factura electrónica?
Sí. Los hoteles responsables de IVA o del impuesto al consumo deben emitir factura electrónica. Para huéspedes que no requieren factura, pueden emitir tiquete POS electrónico según la Resolución 000188 de 2024.
¿Cómo se maneja el impuesto al consumo en hoteles?
Los servicios de alojamiento están gravados con el impuesto nacional al consumo del 8% cuando el valor supera los topes establecidos. El software hotelero debe calcular y discriminar este impuesto correctamente en cada factura.