Las empresas de vigilancia y seguridad privada en Colombia tienen una operación intensiva en personal: cientos de vigilantes en turnos rotativos, puestos en múltiples clientes, armamento bajo control y obligaciones ante la SuperVigilancia. Un ERP genérico no resuelve esto. Esta guía explica qué debe tener el software correcto.

Los dolores específicos del sector vigilancia

  • Nómina de vigilantes con turnos de 12 horas, recargos nocturnos, dominicales y festivos que se calculan mal en Excel
  • Control de puestos: qué vigilante está en qué cliente, en qué turno y con qué dotación
  • Facturación mensual a cada cliente según el número de puestos y el contrato vigente
  • Reportes a la SuperVigilancia sobre personal activo, armamento y contratos
  • Control de dotación: uniformes, equipos y armamento asignado a cada vigilante

Qué debe tener el ERP para vigilancia

  • Nómina con turnos rotativos: cálculo automático de recargos nocturnos (35%), dominicales (75%) y festivos según el CST colombiano.
  • Control de puestos: asignación de vigilantes a clientes y turnos, con historial de rotaciones.
  • Facturación electrónica por cliente: generación automática de facturas mensuales según el contrato de cada cliente, mediante proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
  • Control de dotación: registro de uniformes, equipos y armamento asignado, con fechas de entrega y devolución.
  • Cartera y cobranza: seguimiento de facturas por cobrar con alertas de vencimiento.
  • Contabilidad NIIF: reconocimiento correcto de costos de personal y activos (vehículos, armamento).

La nómina de vigilantes: el proceso más crítico

La nómina de una empresa de vigilancia es una de las más complejas del mercado colombiano. Los vigilantes trabajan turnos de 12 horas en esquemas 2x2 o similares, lo que genera una combinación de recargos nocturnos, dominicales y festivos que debe calcularse correctamente para cada empleado en cada período. Un error en el cálculo de recargos puede generar demandas laborales y sanciones del Ministerio de Trabajo.

Además, muchas empresas de vigilancia tienen personal en nómina y personal por prestación de servicios, lo que requiere un sistema que maneje ambos tipos de contrato con sus respectivas obligaciones fiscales y de seguridad social.

Facturación por cliente: el otro proceso crítico

Una empresa de vigilancia con 50 clientes debe generar 50 facturas mensuales, cada una con el valor correcto según el contrato vigente, el número de puestos activos y los ajustes del período. Si este proceso es manual, consume días y genera errores. Un ERP que integre contratos, control de puestos y facturación electrónica puede generar todas las facturas del mes en minutos, con los datos correctos y transmisión directa a la DIAN.

Cómo lo resuelve EFGN OS

EFGN OS integra el módulo de nómina con control de turnos, cálculo automático de recargos según el CST y generación del documento soporte de nómina electrónica para la DIAN. El módulo de ventas genera las facturas mensuales a cada cliente según el contrato vigente. Gapsy alerta cuando un vigilante lleva más horas de las permitidas, cuando un puesto queda sin cobertura o cuando una factura lleva más de 30 días sin pago.

Preguntas frecuentes

¿Qué información exige la SuperVigilancia?
La SuperVigilancia exige reportes sobre personal activo, armamento, vehículos y contratos. Un ERP con módulos de RRHH y contratos facilita la generación de estos reportes periódicos.
¿Cómo se liquida la nómina de vigilantes con turnos de 12 horas?
La nómina debe calcular recargos nocturnos (35%), dominicales (75%) y festivos según el CST, horas extras y aportes a seguridad social correctamente para cada turno y cada empleado.
¿Cómo se factura electrónicamente en una empresa de vigilancia?
Las empresas de vigilancia facturan el servicio mensualmente a cada cliente. La factura electrónica debe incluir el período, el número de puestos y el valor del contrato, y se transmite a la DIAN mediante proveedor tecnológico autorizado.