Cuando compras a quien no está obligado a facturar, el soporte del costo no es un recibo de papel: es el documento soporte electrónico que tú mismo generas y transmites a la DIAN. Sin él, la adquisición queda sin sustento para efectos tributarios.

Compra a un no obligadoVerificar datos delproveedorGenerar documento y CUDSTransmitir a la DIANSoporte contable delcosto
Ruta del documento soporte electrónico · Reglas de la Resolución 000167 de 2021, compilada en la Resolución 000227 de 2025.

Quién debe emitirlo y por qué

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente lo genera el comprador, que es el facturador electrónico. El fundamento está en el inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, desarrollados por la Resolución 000167 de 2021, hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025.

El caso típico es comprar a una persona natural no comerciante: un arrendador, un transportador, un agricultor, un profesional no obligado a facturar. La operación existe y es real; lo que falta es el documento que la soporte frente a la administración tributaria.

Contenido mínimo del documento

El artículo 4 de la Resolución 000167 de 2021, compilado como artículo 1.5.2.2.3 de la Resolución Única, enumera los requisitos que debe cumplir:

  • Denominación expresa como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
  • Fecha de la operación, que debe corresponder a la fecha de generación.
  • Nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
  • Numeración consecutiva autorizada por la DIAN, con rango y vigencia.
  • Descripción específica del bien o del servicio prestado.
  • Valor total de la operación, discriminando el IVA cuando haya lugar.
  • Firma del emisor y CUDS, el código único del documento soporte.

Por operación o acumulado semanal

La norma permite dos modalidades: generar el documento por cada operación, o acumular semanalmente las operaciones realizadas con un mismo proveedor no obligado. La segunda alivia la carga administrativa en compras repetitivas, pero exige disciplina: si el proveedor cambia o la semana se cierra mal, el acumulado queda cojo y pierde su valor como soporte.

Para contratos con no residentes fiscales sin inscripción en el RUT, el requisito de identificación se entiende cumplido con la identificación otorgada en el país de origen, así que comprar un servicio en el exterior no es excusa para no generar el documento.

Notas de ajuste: cómo corregir sin romper el soporte

Las devoluciones, los descuentos posteriores o un error en el valor se corrigen con notas de ajuste al documento soporte, no borrándolo ni reemplazándolo por otro consecutivo. Es la misma lógica de las notas crédito en la venta: el documento original queda y el ajuste queda trazado.

Esa trazabilidad importa porque el documento soporte es la prueba del costo. Un soporte sustituido sin rastro es un soporte discutible.

Qué pasa si no lo generas o lo generas tarde

El efecto inmediato no es una multa automática: es la pérdida del soporte. Sin documento electrónico generado y transmitido dentro de los plazos de la normativa vigente, el costo o la deducción queda sin sustento frente a la DIAN, y el impuesto asociado tampoco se puede tomar si no cumple las condiciones.

Recuperar eso en una revisión es caro y a veces imposible, porque la información que se necesitaba —identificación del proveedor, fecha exacta, descripción del servicio— ya no está disponible con la precisión que exige el documento.

Cómo lo resuelve EFGN OS

El documento soporte se genera desde la misma compra: se registra el proveedor no obligado en el maestro de terceros, se captura el gasto y el sistema arma el XML con su CUDS y su numeración autorizada. La transmisión va por el proveedor tecnológico autorizado por la DIAN integrado en la plataforma, cuya autorización propia está en trámite, y la respuesta queda adjunta al documento.

La contabilización es automática bajo NIIF, las notas de ajuste se emiten sobre el documento original y el proveedor queda disponible para compras futuras. La capa de inteligencia Gapsy desarrollada por EFGN señala las compras con proveedores no obligados que todavía no tienen documento soporte generado, antes del cierre.

Preguntas frecuentes

¿El documento soporte lo emite el vendedor?
No. Lo genera y transmite quien compra, porque es el obligado a soportar el costo. El vendedor, al no estar obligado a facturar, no expide documento alguno: entrega el bien o presta el servicio y recibe el pago.
¿Sirve un recibo de caja o una cuenta de cobro en papel?
Como evidencia interna puede ayudar, pero no cumple la función fiscal. El soporte exigido es el documento electrónico generado y transmitido a la DIAN conforme al anexo técnico; el papel no lo reemplaza ni lo subsana después.
¿Puedo acumular varias compras en un solo documento?
Sí, cuando se trata de operaciones con un mismo proveedor, la Resolución 000167 de 2021 admite la generación acumulada semanal. Fuera de ese esquema toca documento por operación. Mezclar proveedores distintos en un acumulado es un error frecuente.
¿El documento soporte genera IVA descontable?
Solo en los casos y con las condiciones que la normativa vigente permite, discriminando el impuesto en el documento. No es automático: depende de la naturaleza de la operación y de la calidad del proveedor. Es una validación que conviene hacer con el contador.
¿Qué hago si transmití un documento con datos equivocados?
Se corrige con una nota de ajuste asociada al documento original. Nunca se elimina ni se sustituye por otro consecutivo distinto, porque eso rompe la trazabilidad del soporte y deja la compra sin sustento frente a una revisión.

El documento soporte es la prueba de que tu costo existe. Generarlo tarde o no generarlo no produce un error contable menor: produce un costo que la DIAN puede desconocer.

Fuentes consultadas