Cuando la plataforma de la DIAN o tu propio sistema fallan, la venta no se detiene: se aplica el procedimiento de contingencia, se expide el documento por el medio previsto y se transmite dentro del plazo que fija la norma. Tenerlo escrito y probado es la diferencia entre seguir facturando y cerrar la caja.

Detectar la fallaClasificar elinconvenienteEmitir por el medioprevistoRegistrar inicio ysuperaciónTransmitir dentro delplazo
Contingencia paso a paso · Los inconvenientes tecnológicos se clasifican según quién los origina: facturador, adquiriente o DIAN.

Qué entiende la norma por inconveniente tecnológico

La Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023 trata la contingencia como una situación excepcional y comprobable, no como un modo habitual de operar. Clasifica los inconvenientes según su origen: atribuibles al facturador electrónico, al adquiriente electrónico o a la DIAN. Esa disposición, el artículo 37, quedó compilada en la Resolución 000227 de 2025.

Aplica solo a quienes están debidamente habilitados como facturadores electrónicos. Quien no lo está no puede invocar contingencia: simplemente no puede facturar electrónicamente.

Falla del facturador: el escenario del papel

Se configura cuando el problema está de tu lado: sin internet o sin energía, error del software, caída del proveedor tecnológico o un incidente de seguridad. En ese escenario la norma permite expedir factura de venta de talonario o de papel mientras dure la falla, cumpliendo los requisitos de contenido exigibles.

Después viene la parte que casi todos olvidan: esos documentos deben transcribirse a un documento electrónico de transcripción y transmitirse a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a la superación del inconveniente, y hay que reportar el inicio y la superación de la contingencia por el canal que la entidad dispone.

Falla de la DIAN: seguir emitiendo sin validación previa

Cuando el servicio de validación previa no responde —mantenimientos programados, errores del servicio o tiempos de espera anormales después de los reintentos documentados— se puede seguir facturando electrónicamente sin validación previa y entregar el documento al cliente en tiempo real. Al restablecerse el servicio, los documentos expedidos durante la falla se transmiten dentro de las 48 horas contadas a partir del día siguiente al restablecimiento.

Aquí no hay papel de por medio: el XML se genera igual, solo se difiere la validación. Y para los documentos equivalentes electrónicos la regla es análoga, con transmisión dentro del plazo establecido.

Qué debe contener tu plan

Un plan útil cabe en dos páginas y responde preguntas concretas, no generalidades:

  • Criterios objetivos para declarar la contingencia: cuántos reintentos, cuánto tiempo de espera, qué errores.
  • Quién la declara y quién la comunica, con nombre y cargo.
  • Inventario físico de talonarios o papel autorizado, con control de consecutivo.
  • Procedimiento de transcripción y transmisión posterior de los documentos.
  • Registro de inicio y superación del evento, con evidencias: pantallas, logs y correos.
  • Comunicación al cliente: qué documento recibe y cuándo llegará la factura electrónica.
  • Prueba periódica del procedimiento, al menos una vez al año.

El costo real de no tenerlo

Una caída de la plataforma sin plan produce tres daños simultáneos: ventas que no se facturan y se pierden, documentos expedidos fuera de plazo que abren la puerta a sanciones, y un cierre contable descuadrado porque los ingresos del día quedaron sin soporte.

Con plan, el mismo día termina con la operación completa y una lista de transmisiones pendientes por hacer. El plan también resuelve algo menos evidente: quién tiene autoridad para seguir o para parar, que es la pregunta que nadie sabe responder a media mañana sin servicio.

Cómo lo resuelve EFGN OS

EFGN OS detecta la indisponibilidad del servicio de validación y cambia a modo contingencia sin intervención del usuario: sigue generando el XML, entrega la representación gráfica al cliente y deja los documentos en cola. Cuando el servicio vuelve, los transmite de forma automática y registra el resultado de cada uno.

Si la falla es local, el sistema soporta la emisión con talonario y luego la transcripción al documento electrónico correspondiente, con control del consecutivo y trazabilidad del evento. La contabilidad NIIF se alimenta cuando los documentos validan, y la capa de inteligencia Gapsy desarrollada por EFGN monitorea la salud de la transmisión y avisa antes de que la cola crezca.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar en papel cuando quiera?
No. La factura de talonario o de papel es un mecanismo excepcional para inconvenientes tecnológicos del facturador debidamente habilitado, y su uso debe justificarse, reportarse y transcribirse a documento electrónico dentro del plazo previsto. Usarla por comodidad es una infracción.
¿Cuánto tiempo tengo para transmitir después de la contingencia?
La regla operativa es de 48 horas: para la falla del facturador, contadas desde la superación del inconveniente; para la indisponibilidad de la DIAN, desde el día siguiente al restablecimiento del servicio de validación previa.
¿Qué pruebas debo conservar?
Las que demuestren que el evento ocurrió y cuándo terminó: registros del sistema, capturas de los errores, bitácora de reintentos y el reporte enviado a la DIAN. Sin evidencia, la contingencia es una afirmación y nada más.
¿La contingencia aplica también al POS electrónico?
El documento equivalente electrónico tiene su propio tratamiento cuando el servicio de la DIAN no responde, con transmisión posterior dentro del plazo establecido. El principio es el mismo: no se detiene la operación y se transmite al restablecerse el servicio.
¿Mi proveedor tecnológico resuelve la contingencia por mí?
Un buen proveedor automatiza la detección, la cola y la retransmisión, pero el plan es de la empresa: quién decide, cómo se factura en papel, cómo se informa al cliente y cómo se documenta el evento. Eso no se delega.

Un plan de contingencia no se escribe el día de la caída. Se escribe antes, se prueba una vez al año y, cuando toca, permite seguir vendiendo mientras el resto del mercado cierra la caja.

Fuentes consultadas