El RADIAN y los documentos equivalentes electrónicos son dos piezas del sistema de facturación electrónica colombiano que muchas empresas desconocen hasta que las necesitan. Esta guía explica qué son, para qué sirven y cómo gestionarlos desde el ERP.

Qué es el RADIAN

El RADIAN (Registro de Facturas Electrónicas de la DIAN) es el sistema que permite que una factura electrónica de venta sea inscrita como título valor negociable. Esto significa que el vendedor puede ceder la factura a un tercero (por ejemplo, a una empresa de factoring), endosarla o usarla como garantía para obtener financiación, todo con trazabilidad y validez jurídica.

El RADIAN está regulado por la Resolución 000015 de 2021 y es el mecanismo que hace posible el factoring electrónico en Colombia: una empresa puede vender a crédito a sus clientes y, en lugar de esperar 60 o 90 días para cobrar, ceder la factura a una entidad financiera que le adelanta el dinero.

Cómo funciona el RADIAN paso a paso

  1. 1
    Emisión de la factura electrónica. La factura debe haber superado la validación previa de la DIAN y tener su CUFE válido.
  2. 2
    Aceptación por el comprador. El comprador debe aceptar expresamente la factura (aceptación tácita o expresa según la norma). Sin aceptación, la factura no puede circular como título valor.
  3. 3
    Inscripción en el RADIAN. El vendedor registra la factura en el RADIAN a través de su proveedor tecnológico. Desde ese momento, la factura tiene los atributos de un título valor.
  4. 4
    Endoso o cesión. El vendedor puede endosar la factura a un tercero (banco, fondo de factoring) que le adelanta el valor. El RADIAN registra cada transferencia.
  5. 5
    Pago al tenedor legítimo. Cuando vence el plazo, el comprador paga al tenedor legítimo de la factura (que puede ser el vendedor original o quien la haya adquirido).

¿Todos los vendedores deben usar el RADIAN?

No. El registro en el RADIAN es voluntario para el vendedor. Solo se hace cuando se quiere usar la factura como título valor. La factura electrónica tiene plena validez fiscal sin estar en el RADIAN. La decisión de inscribir una factura en el RADIAN depende de si el vendedor quiere acceder a financiación mediante factoring o si el comprador lo exige como condición comercial.

Qué son los documentos equivalentes electrónicos

Los documentos equivalentes electrónicos son los documentos que reemplazan la factura de venta en operaciones donde la norma no exige factura pero sí exige un documento fiscal. Los más comunes son:

  • Tiquete POS electrónico: reemplaza el tiquete de caja registradora en ventas al consumidor final. Regulado por la Resolución 000188 de 2024 con calendario propio de implementación.
  • Tiquete de transporte: para empresas de transporte de pasajeros.
  • Extracto bancario: para entidades financieras.
  • Entrada a espectáculos públicos: para eventos y entretenimiento.
  • Boleta de lotería y juegos de azar: para operadores autorizados.

La diferencia clave con la factura electrónica es que el documento equivalente no puede usarse para soportar costos y deducciones del comprador. Solo tiene validez como soporte de la venta para el vendedor.

El tiquete POS electrónico: lo que deben saber los comercios

El tiquete POS electrónico es el documento equivalente más relevante para los comercios al detal. La Resolución 000188 de 2024 estableció un calendario escalonado de implementación según el tipo de contribuyente. A diferencia del tiquete de caja registradora tradicional, el tiquete POS electrónico:

  • Se genera en formato XML y se transmite a la DIAN
  • Tiene un código único de verificación
  • Se entrega al cliente por medios electrónicos o en papel
  • No puede usarse para soportar costos del comprador (para eso se necesita factura)

Cómo lo gestiona EFGN OS

EFGN OS integra la gestión del RADIAN en el módulo de cartera y facturación: cuando una factura está lista para ser cedida, el sistema la inscribe en el RADIAN a través del proveedor tecnológico autorizado y registra cada evento (aceptación, endoso, pago) con trazabilidad completa. El módulo POS de EFGN OS genera tiquetes electrónicos que cumplen con el anexo técnico de la Resolución 000188 de 2024.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el RADIAN?
El RADIAN es el Registro de Facturas Electrónicas de la DIAN. Es el sistema que permite que una factura electrónica sea inscrita como título valor negociable, lo que le da al vendedor la posibilidad de cederla o usarla como garantía para obtener financiación.
¿Todos los vendedores deben registrar sus facturas en el RADIAN?
No. El registro en el RADIAN es voluntario. Solo se hace cuando se quiere usar la factura como título valor. La factura electrónica tiene validez fiscal sin estar en el RADIAN.
¿Qué es un documento equivalente electrónico?
Es el documento que reemplaza la factura en operaciones donde no se emite factura de venta: tiquetes POS electrónicos, tiquetes de transporte, entradas a espectáculos, entre otros. Regulado por la Resolución 000188 de 2024.

El RADIAN y los documentos equivalentes electrónicos son parte del ecosistema de facturación que la DIAN ha construido para digitalizar completamente las transacciones comerciales en Colombia. Conocerlos no es opcional para las empresas que quieren operar con cumplimiento total y aprovechar las oportunidades de financiación que ofrecen.