RADIAN es el registro que administra la DIAN donde se inscriben las facturas electrónicas que circulan como título valor y los eventos que las afectan: acuse de recibo, recibo de la mercancía, aceptación, endosos, garantías y pagos. No convierte la factura en título valor: la habilita para circular.

Factura validadaAcuse de reciboRecibo de la mercancíaAceptación expresa otácitaEndoso o cesiónPago o cancelación
Eventos de una factura en RADIAN · Cada evento queda fechado en la plataforma y forma la historia del título.

Qué es y para qué existe

El RADIAN es el registro de las facturas electrónicas de venta consideradas título valor, administrado por la DIAN. Está definido en el artículo 2.2.2.53.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 1154 de 2020, y su operación fue reglamentada por la Resolución 000085 del 8 de abril de 2022. La Resolución 000015 de 2021 fue la norma que puso a operar la plataforma en su momento.

Su función es dar publicidad y trazabilidad. Quien compra una cartera necesita saber quién es el tenedor legítimo de la factura y en qué estado está el título; sin registro, esa pregunta no tiene respuesta verificable.

Qué se registra

El registro no es un solo acto sino una secuencia de eventos que cuentan la vida del documento desde que se expide hasta que se paga.

  • Acuse de recibo de la factura electrónica.
  • Recibo de la mercancía o del servicio.
  • Aceptación expresa o tácita del adquiriente.
  • Endosos y cesiones del título.
  • Garantías asociadas a la factura.
  • Pagos parciales y cancelación total.
  • Limitaciones a la circulación y medidas que afecten el título.

¿Es obligatorio inscribir todas las facturas?

No. La Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, en la sentencia STC11618-2023, precisó que el registro en RADIAN no es requisito para que la factura sea título valor: es condición para su circulación. Si quien cobra es el creador de la factura, no se le exige ese registro; si cobra un tercero que la adquirió por endoso, de ahí depende su legitimación para ejercer la acción cambiaria.

En la práctica, toda factura que se pretenda descontar, ceder o dar en garantía debe pasar por RADIAN. Las que se cobran directamente del cliente pueden no requerirlo, aunque registrar los eventos sigue siendo la mejor defensa si toca ejecutar.

Aceptación expresa y tácita

Para que la factura preste mérito ejecutivo hace falta aceptación, expresa o tácita. La tácita se configura cuando el adquiriente no reclama por escrito al vendedor dentro de los tres días siguientes a la recepción de la mercancía o del servicio. Cuando opera la aceptación tácita, el emisor tiene la carga de dejar constancia electrónica en el RADIAN de los hechos que la configuran.

Ese detalle salva o hunde un cobro judicial: sin constancia, probar la aceptación se vuelve un problema de evidencia y no de derecho.

Cómo se articula con la gestión de cartera

La secuencia ordenada es emitir la factura, entregarla, registrar el acuse de recibo, registrar el recibo de la mercancía o del servicio, dejar constancia de la aceptación y, a partir de ahí, gestionar el cobro o negociar el título. Cada paso queda fechado y le da al documento una historia que se puede mostrar a un banco, a un factor o a un juez.

Del otro lado está el adquiriente: si va a tomar impuestos descontables o a soportar costos con esa factura, le conviene dejar constancia de lo que efectivamente recibió y en qué estado.

Cómo lo resuelve EFGN OS

EFGN OS emite la factura y transmite los eventos a RADIAN desde el mismo flujo: el acuse de recibo y el recibo de la mercancía se registran cuando el cliente confirma o cuando la bodega recibe, y la aceptación queda trazada con su fecha. La cartera muestra el estado del título junto con el saldo.

Con eso, el módulo de cartera trabaja sobre documentos con mérito ejecutivo: scoring, provisión bajo NIIF 9, gestión de cobro y cesión a un tercero con la historia completa del título. La capa de inteligencia Gapsy desarrollada por EFGN alerta cuando una factura próxima a vencer aún no tiene aceptación registrada.

Preguntas frecuentes

¿Si mi cliente no acepta la factura, puedo cobrarla?
Puedes gestionarla comercialmente, pero para ejecutarla como título valor hace falta aceptación expresa o tácita. La tácita opera si el adquiriente no reclama dentro de los tres días siguientes a la recepción, y la constancia electrónica de esos hechos en RADIAN es la prueba que sostiene el cobro.
¿RADIAN es lo mismo que la validación de la factura?
No. La validación previa ocurre antes de expedir la factura y es lo que la hace existir fiscalmente. RADIAN es posterior y registra la vida del documento como título valor: aceptación, circulación, garantías y pagos.
¿Quién puede registrar eventos en el RADIAN?
Emisores, adquirientes y terceros interesados, incluidos quienes negocian cartera. La plataforma distingue roles y cada evento queda asociado a quien lo registra, con fecha y hora, lo que evita versiones contradictorias sobre el mismo título.
¿Qué pasa si vendo la factura y no la registro?
El cesionario queda expuesto: la legitimación para exigir el pago depende del registro cuando quien cobra no es el creador del título. Vender sin registrar es vender un documento difícil de ejecutar y, por tanto, más barato.
¿Registrar en RADIAN garantiza el pago?
No. Garantiza trazabilidad y legitimación, que son condiciones para cobrar o negociar, no una promesa de solvencia del deudor. Por eso el registro se complementa con evaluación de riesgo, provisión y gestión de cobro.

RADIAN no es un trámite adicional: es lo que convierte una cuenta por cobrar en un activo defendible. Registrar a tiempo cuesta minutos; reconstruir la historia de un título años después, casi nunca es posible.

Fuentes consultadas